Externaliser la saisie de données : ce que vous devez savoir
La numérisation est inévitable pour presque toutes les entreprises d’aujourd’hui. Cela signifie qu’il y aura une grande quantité d’informations à saisir dans un format particulier permettant de traiter ou d’archiver ces données grâce à des logiciels. Pour cela, vous pouvez faire appel aux services d’une agence spécialisée dans la saisie de données. Voici notamment certains points importants à savoir, pour ceux qui envisagent d’externaliser cette tâche.
Qualité du travail effectué
La qualité est un critère que vous ne devrez jamais négliger pour ce qui a trait au traitement des informations de votre entreprise. En matière de saisie délocalisée, le coût ne doit pas l’emporter sur la qualité. Si le travail effectué est de mauvaise qualité, vous allez probablement devoir le refaire. Ce qui est une perte de temps et d’argent. Assurez-vous donc de sélectionner un prestataire qui est en mesure de vous fournir une saisie de données précise et de qualité.
Faites un test
Parmi les points qui seront abordés ici, c’est l’approche la plus efficace, vous permettant de choisir la bonne société pour externaliser la saisie de vos données. Demandez des essais à plusieurs prestataires avant de sélectionner le meilleur d’entre eux. De cette manière, vous aurez la possibilité de vous assurer que vous payez pour un travail de qualité et réalisé dans les délais. À noter que ces essais peuvent être gratuits ou payants selon la société.
Compétence spécialisée ou standard
Certaines informations nécessitent des opérateurs de saisie de données qualifiés. D’autres peuvent être traitées par toute personne connaissant le français et ayant des connaissances informatiques de base.
De ce fait, l’un des plus importants points à vérifier est le type de saisie de données requis. Les services offerts par les agences dans ce domaine ne sont pas les mêmes. Il est donc essentiel de discuter de vos besoins avec votre prestataire, pour que vous puissiez vous assurer que vos exigences en matière de saisie de données seront satisfaites.
La sécurité de vos données
Le prestataire doit garantir que les données que vous lui transmettez seront en sécurité. Il vous est possible notamment de conclure un accord de confidentialité et de non-divulgation. Ce qui l’oblige légalement à protéger vos données qui lui sont transmises.
Coût du service
Le coût est sans doute l’un des paramètres qui vous intéressent le plus dans votre choix. En effet, ce facteur est directement lié à la rentabilité de votre projet d’externalisation. Différents types de saisie de données nécessitent différents types d’expertise. Sachez donc que les couts diffèrent selon le genre de travail que vous demandez dans ce domaine.
Saisie en ligne ou hors ligne
La plupart des sociétés privilégient la saisie de données en ligne. D’autres préfèrent la saisie hors ligne afin de ne pas compromettre leur logiciel et leur réseau. Elles fournissent une feuille Excel ou bien un autre format commun qui permet de saisir les données dans des colonnes et de les importer directement dans des logiciels spécialisés. Dans la majorité des cas, les tâches effectuées se rapportent à la saisie de base de données, la saisie de notes de frais, ainsi que la saisie de données informatiques relatives aux leads.
